Métodos de Evaluación de Desempeño

Amaro Cantero Andrea Jazmín.

Dorantes Torres Claudia Virginia.

Rivera Duran Brenda Lizbeth.

Marcos Ulloa Diana.

Betanzo Orocio Nancy Fabiola.

Bueno Anaya Marco Jair.

Castro Zariñan Elizabeth Rubi.

Dávila Álvarez Christian. 

El Desempeño de las Organizaciones.

Método de Autoevaluación. 

¿Por qué es necesario llevar a cabo una autoevaluación? 

Primero que nada es importante que se pueda definir el término autoevaluación, por el se entiende como un método para el diagnóstico de una organización en el cual tiene cierto control sobre la evaluación.

Con respecto a la pregunta, se puede decir que es necesario, ya que nos ayudará a encontrar y evaluar los problemas, de tal modo que nos será más fácil poder encontrar los instrumentos adecuados para hacerle frente a cualquier problema que pueda presentarse en alguna organización. 

¿Por qué se lleva a cabo un proceso de autoevaluación? 

Este método de evaluación está considerado  como una referencia, un punto de partida para todas aquellas organizaciones que se encuentran en búsqueda de un cambio interno, en búsqueda de un proceso estratégicamente conveniente para la planificación y organización de sus objetivos: el aumento de su productividad 

¿Cómo se emplea el método de autoevaluación?  

Para comenzar, es necesario aclarar que las empresas usuarias de este proceso evaluatorio regularmente poseen el control de este mismo, es decir, los criterios de evaluación son regulados e impuestos por la empresa en cuestión, pero además se encuentran sujetos estos criterios a la influencia de otras empresas externas.

Proceso de Autoevaluación. 

En cuanto a el proceso de autoevaluación, este consta de los siguientes pasos:

• Determinar el alcance de la intervención
• Examinar la profundidad de los datos recabados
• Determinar la problemática a evaluar 
• Consideración del costo que implica la realización de este proceso

Posteriormente se deben considerar los factores más comunes por las que la compañía llevaría a cabo un procedimiento de este tipo, como por ejemplo:

• Decisiones estratégicas
• Decisiones programáticas
• Decisiones sobre variabilidad económica
• Decisiones sobre personal   

Otros factores a considerar:

• Identificación de fortalezas y debilidades de la empresa es su totalidad
• Determinar y delimitar el área donde se aloja la problemática que se intenta evaluar 
• Examinar y atender las necesidades de los trabajadores (esto puede influir positivamente en la resolución de diversas problemáticas
• Determinar en qué medio serán registrados los datos y los resultados del proceso
• Comunicar los resultados obtenidos a otras agencias, organizaciones o empresas.

Por consiguiente, es necesario cuestionarse al respecto y checar si se está preparado para poder emprender una autoevaluación. Antes que nada, es de suma importancia tomar en cuenta ciertos conceptos antes de iniciar el proceso, entre los que destacan: 

• La preparación cultural.
• La preparación de liderazgo
• Disposición de recursos.
• Visión y preparación de estrategias.
• Disposición del personal.
• Disposición sistémica. 

Por otra parte, antes de realizar una autoevaluación es necesario ejecutar  un proceso de planificación para dicha evaluación, la cuál de acuerdo con Lusthaus et al (2001) se compone de cuatro pasos que se exponen a continuación:

1.- Reconocer la unidad de análisis para la autoevaluación.

2.- Distinguir los problemas de desempeño con los que se va a lidiar.

3.- Realizar un plan que permita la elaboración de la autoevaluación en dónde se tomen en cuenta fuentes de datos, preguntas clave y niveles de operación.

4.- Escoger los métodos o estrategias para la recolecta de información y el desarrollo de herramientas.

Ahora bien, para llevar a cabo una autoevaluación prometedora y que refleje un buen desempeño por parte de los ejecutores, es primordial establecer una organización del proceso en primer lugar, identificando los problemas que abarca el cumplimiento de la necesidad, estableciendo un orden de prioridad entre los problemas a enfrentar, pues de esa manera se determinará el nivel de profundidad que va a requerir cada uno de ellos así como los indicadores y fuentes de información que ayudarán a resolverlos; por otra parte, se identificarán los métodos o técnicas que permitan la recolección de datos que apoyen con la solución de los problemas.

Lusthaus et al (2001) exponen que entre las principales problemáticas a las que se enfrentan al momento de realizar una autoevaluación son las siguientes:

• La efectividad.
• La eficiencia.
• La pertinencia.
• La viabilidad financiera.

El desarrollo de un marco de autoevaluación hará más fácil la tarea de organizar una autoevaluación. Ahora bien, eso, ¿en qué nos beneficia?

• Concentrarse sobre los problemas identificados al evaluar la necesidad de una autoevaluación.
• Identificar los indicadores que ayudarán a responder las preguntas sobre los diversos problemas de desempeño de la organización.
• Identificar las fuentes de datos para responder estas preguntas.
• Identificar los métodos de recolección de datos más apropiados a sus preguntas y a la realidad y limitaciones.

A continuación un ejemplo de Marco para la autoevaluación 

[Problema mayor: ]

[Pregunta clave: ]

[Pregunta secundaria: ]

[Indicadores: ] 

[Fuentes de datos: ]

[Método de recolección de datos: ]

LA DIRECCIÓN DE UNA EVALUACIÓN.

1.    LA PLANIFICACIÓN DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Si bien el objetivo de una evaluación, es la recolección de datos. El éxito de esta evaluación estará dado por la planificación y diseño de la misma.  Es decir, de acuerdo a la manera en la que se estructure y los instrumentos que se utilicen para la recolección de datos, es la manera en la que al final, podemos trabajar con ellos y presentar un buen informe.

Para la recolección de datos, se sugiere echar mano de las capacidades y habilidades personales de los entrevistadores, y de cada integrante que conforme el equipo de evaluación, con el fin de poder tener un buen equilibrio de las tareas y responsabilidades.

2.    RECOLECCIÓN DE DATOS

Para asegurarse que los datos de la autoevaluación sean válidos, se deben de tomar en cuenta las siguientes premisas.

•    Los instrumentos de evaluación deben de estar bien desarrollados y adecuados, para que cada encuestado pueda expresar sus puntos de vista en forma normalizada.
•    Las personas que realizaran las entrevistas no deben de tomar cosas por sentadas, sino por el contrario, deberán de explorar y cuestionar cada pregunta para asegurarse de que ellos no hayan influenciado dicha pregunta.
        
Finalmente, hay que recordar que la recolección de datos es un proceso meramente orgánico, por lo que no sufre las limitaciones que tendría un experimento de física o química. Por ello, esta recolección puede ser flexible en cuanto a tiempos y horarios de recolección.

3.    ANÁLISIS DE DATOS

Muchas veces, después de la recolección de datos, se puede quedar inmerso en una gran cantidad de información que en algunos casos puede ser difícil de manejar. Por ello es importante que, durante la fase de diseño, se planteen bien los alcances y objetivos que se quieren elucidar al procesar los resultados.

Evaluación del desempeño de las empresas.

El desempeño de una organización se hace presente en las actividades realizadas para cumplir con su misión donde la producción y sus efectos serán la formas más visibles del desempeño, para poder evaluarlo en las empresas se deben considerar mínimo de 10 a 15 indicadores de desempeño que puedan ser controlados de forma coherente para poder realizar la autoevaluación, también es importante integrar otras variables a modo de control para la comprensión del desempeño (ej. Moral del personal, pertinencia en la información financiera, indicadores económicos, absentismo y el nuevo número de donantes)

La efectividad se puede medir mediante el cumplimiento de la misión y el cumplimiento de metas, pero es difícil definir la efectividad cuando las organizaciones hacen numerosas declaraciones en cuanto a sus misiones y metas por lo cual es muy importante tener una guía bien definida de la razón de ser de la organización (algunos indicadores de efectividad pueden ser: número de clientes servidos, calidad de servicios/productos, cambios ambientales, cambios de calidad de vida, acceso a servicio y su uso, acuerdos de colaboración, adaptación de los programas de organización de por parte de los interesados)

En cuanto a la eficiencia se considerarán organizaciones de buen desempeño aquellas que ofrezcan buenos valores por dinero, en términos cuantitativos y cualitativos pues además de ofrecer un buen servicio estará dentro de una estructura de costos adecuada (algunos indicadores de eficiencia son: costo por programa, costo por cliente servido, relación costo-beneficio de los programas, eficiencia en la entrega del servicio, costo total del programa)

La pertinencia se va a referir a la capacidad de adaptación de la empresa a crisis internas y externas estando al día con la demanda de la sociedad que la rodea, la empresa deberá acoplarse a contextos y capacidades cambiantes manteniendo su misión, visión y programas en armonía con los deseos de los principales interesados y miembros (algunos indicadores de pertinencia podrían ser: la satisfacción de los interesados, cambios en la actitud de socios, cambios en donantes, cambio de reputación en organizaciones pares, número de nuevos y viejos contribuidores financieros, cambios en servicios y programas relacionados con el sistema cambiante de los clientes)

Para que una empresa sobreviva se necesita la variabilidad financiera donde se espera lograr un superávit, algunas condiciones para que una empresa sea económicamente viable son las múltiples fuentes de financiación y los réditos positivos (estos pueden ser algunos indicadores de viabilidad financiera: relación del donante mayor con rédito global, relación entre activos actuales y obligaciones actuales, crecimiento en término de número de donantes, recursos movilizados activos, capital y réditos)

Ambiente Externo.

Dado a que la organización no va a existir en el vacío se va a ver influida por el contexto legal y cultural, tal influencia tendrá impacto en la forma de autodefinirse de la organización y su definición de desempeño

En cuanto al ambiente administrativo y legal será de suma importancia conocer las leyes y políticas que pueden afectar a la organización

Hablando del ambiente político veremos que la legitimidad, responsabilidad y transparencia del gobierno donde este la organización serán de importancia central para un buen desempeño y la posibilidad de cambio

El ambiente sociocultural es una pieza clave pues es importante desarrollar una comprensión más amplia del servicio público y de la sociedad en la que opera la organización, esto para una mejor compresión de valores inherentes a la cultura y los grupos étnicos presentes en comunidades externas

El ambiente económico va a contemplar las fuerzas y tendencias que afectan la disponibilidad y valor de los recursos de la organización, la inflación disminuye los recursos disponibles. Las políticas del gobierno afectarán todas las condiciones del ambiente económico

En el ambiente tecnológico es importante comprender los tipos y niveles de tecnología de una sociedad para así saber qué nivel de tecnología es pertinente en el contexto de la organización e introducir nueva tecnología

El ambiente de los interesados incluirá a la junta directiva, beneficiarios, suplidores, gobiernos, miembros del personal, sindicatos, competidores, comunidades locales y público en general. Por lo que será de suma importancia identificar a los interesados y comprender sus expectativas con respecto a la organización debido a que cada uno de los grupos identificados pueden esperar o exigir que la organización cumpla responsablemente con sus expectativas

Motivación de una organización.

Evaluar la motivación de una organización resulta ser una labor sensible, pues lo que se está haciendo es tratar de entender lo que la organización es.

Los elementos de la motivación de la organización son.

1.  Historia: está marcada por sus hechos importantes, sus comienzos, crecimientos, logros, cambios en su estructura y liderazgo, esta evolución con frecuencia se expresa en sus documentos formales (constitución, metas explicitas, objetivos, planes) y también en historias no escritas que pueden ser altamente motivadoras.

2.  Misión declarada y percibida: la misión constituye su razón de ser, responde preguntas como ¿Por qué existe la organización? ¿A quién sirve? ¿de qué manera los sirve? Esta puede ser escrita (declarada) la cual es la expresión escrita de las metas básicas, las características, los valores y la filosofía que dan forma a la organización y la orientan, esta pretende distinguir la organización de otras al definir con claridad el alcance de sus actividades, productos, servicios y su mercado y las tecnologías y métodos que emplea para alcanzar sus objetivos. Su fuerza se ve en el grado de concordancia entre la misión declarada y la percibida.

3.  Cultura: Las características que distinguen a la organización son parte de su cultura, esta incorpora todos los símbolos de la organización, sus mitos, visiones, orgullo y los logros del pasado y sus héroes actuales.

4.  Incentivos: consisten en la manera en la que la organización anima o desanima ciertos comportamientos. Estos son importantes en las carreras individuales y en el éxito total de la organización, es importante evaluar cómo los empleados en todos los niveles consideran la efectividad de estos incentivos.

    CAPACIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN.

 Se considera en términos de siete áreas principales e interrelacionadas que constituyen la base del desempeño de la organización. La experiencia demuestra que las organizaciones con frecuencia consideran los problemas de capacidad más fácil de identificar y enfrentar ya que es más fácil hacer algo al respecto pues es casi imposible cambiar el ambiente externo y muy difícil cambiar la motivación de la organización. Las 7 áreas de la capacidad de una organización son:

1  Liderazgo estratégico: hoy día las organizaciones deben poseer la capacidad de cambiar rápidamente, requieren de liderazgo para conectar sus realidades internas y externas con miras a mejorar su propio desempeño el término de liderazgo estratégico transmite esas ideas.

Este incluye los siguientes componentes:

• Liderazgo: liderazgo formal, lo ejercen quienes hayan sido nombrados o electos en posiciones de autoridad y el liderazgo informal lo ejercen personas que ganan influencia porque poseen habilidades especiales o recursos valorados o requeridos por otros.
• Planificación estratégica: comprende las formas en que la organización piensa para el futuro y responde ante el entorno para lograr sus metas, esta implica el desarrollo y la implementación de actividades que conducirán al éxito de la organización a largo plazo. Identifica fallas en el desempeño de la organización y sugiere como corregirlas.
• Administración: la junta directiva y la constitución de la organización representan su marco legal, político y sus pautas, esta está al tanto de los entornos internos y externos, evalúa si las iniciativas de la organización son sostenibles y si logran las metas de desarrollo.
• Estructura de la organización: la constituye el sistema de relaciones laborales que divide y coordina las tareas de las personas y grupos que trabajan con un propósito común, esta se trata de la división de labores, así como la coordinación de la fuerza laboral en unidades y en agrupaciones inter e intraunitarias.
• Administración de mercado específico: exige de los administradores ver más allá de los asuntos internos y tomar en consideración un entorno más amplio y los temas más generales de la actualidad. El mercado especifico de la organización ayuda a determinar los niveles de financiación y tipos de donantes que pueden ayudar a fortalecer su capacidad.

2. Recursos humanos: comprenden todo el personal que toma parte en cualquiera de las actividades de la organización. La administración de recursos humanos es la responsable de asegurar que se satisfagan las necesidades de las personas y de la planificación, contratación, desarrollo de recursos humanos, evaluaciones y recompensas y de mantener relaciones efectivas en los recursos humanos. Sus componentes son:

• Planificación, es el primer paso en su eficaz administración, implica pronosticar las necesidades de la organización en materia de recursos humanos y planificar los pasos necesarios para cumplir con esas necesidades.
• Nombramiento del personal, implica la búsqueda, selección y orientación de individuos con la gama apropiada de conocimientos, destrezas comportamiento y valores para satisfacer las necesidades de la organización.
• Desarrollo, implica mejorar el desempeño del personal mediante el incremento y la mejora de sus habilidades, conocimientos y actitudes.
• Evaluaciones y recompensas, debe tener como fin el permitir a la organización la retención de buenos empleados, motivación de personal, administración de la remuneración el adelanto de los objetivos estratégicos de la organización y el control de costos laborales
• Relaciones afectivas en los recursos humanos sirve para asegurar que los empleados estén protegidos y tratados de acuerdo con la legislación del caso.

3  Administración financiera: los informes financieros constituyen un barómetro de la salud de la organización. La administración financiera incluye:

• Planificación financiera, permite a la organización pronosticar sus futuros réditos de operación y gastos, y los requisitos de capital y equipo.
• Responsabilidad financiera, la custodia apropiada de las finanzas de la organización es un requisito para lograr la confianza externa.
• Informes y sistemas financieros, el sistema financiero debe permitir controlar rentas, activos y obligaciones y explicar los gastos. Esto implica la capacidad de controlar activos y obligaciones y administrar los dineros de la organización.

4. Infraestructura: comprende las condiciones básicas para el trabajo de la organización tales como espacio aceptable en un edificio con iluminación adecuada, agua potable, suministro confiable de electricidad, es decir, que las instalaciones y la tecnología sean adecuadas para el correcto funcionamiento de la organización

5. Administración de programas: su función es el desarrollo y la administración de estos programas de forma que apoyen la misión de la organización.

• La administración de programas requiere de previsión, esta tiene muchos niveles. Esta requiere de planes por escrito.
• Implementación, para la implementación es necesario que la organización cuente con personal que aplique sus habilidades. Es la etapa en que la organización integra todos sus recursos para lograr concretar sus metas.
• Control y evaluación, deben formar parte de todo programa y proyecto desde la etapa de planificación

6. Procesos de organización: son parte de la dinámica de una organización, son componentes importantes tanto de la estabilidad como del cambio.

• Planificación, ayuda a la organización a pronosticar el comportamiento de sus miembros, esto implica hacer el mejor uso de los recursos de tiempo y persona.
• Resolución de problemas y toma de decisiones, estos se relacionan entre sí, estos procesos incluyen la habilidad de definir problemas importantes, recolectar los necesarios para la comprensión de un problema decidir sobre soluciones crear las condiciones para ejecutar las decisiones y controlar estas decisiones y la resolución del problema.

• Las comunicaciones, la función de las comunicaciones internas es intercambiar información y lograr una comprensión compartida entre los miembros del personal
• Control y evaluación, implementan el control y la evaluación de programas el control es un proceso continuo y sistemático de autoevaluación, la evaluación examina porque y como los resultados globales se lograron o no.

7. Nexos interinstitucionales: los nexos ayudan a la organización a mantenerse al tanto de los avances en áreas pertinentes y a ofrecer acceso a una amplia gama de recursos de información actualizada dentro de cada área de labor de la organización. Hoy en día estos pueden y deben forjarse para apoyar el desempeño de la organización.

• Redes empresas, copartícipes, asociaciones y coaliciones, las redes son nexos informales, grupos informalmente asociados para servir a intereses comunes, las empresas copartícipes, asociaciones y coaliciones son más formales.
• Nexos electrónicos, se pueden aumentar la capacidad y el desempeño de la organización si se utilizan en forma apropiada las nuevas tecnologías electrónicas. Los sistemas electrónicos ofrecen a la organización la oportunidad de localizar nuevas ideas e información en todo el mundo.

Referencias:

Lusthaus, C; Adrien, M. H; Anderson, G. & Carden, F. (2001). Mejorando el Desempeño de las Organizaciones. Método de autoevaluación. Editorial Tecnológica de Costa Rica y el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. https://www.aciamericas.coop/IMG/mejorandoeldesempenodlasorganizaciones.pdf